Ms. Trân: Onboarding là quá trình giúp nhân viên hòa nhập với vị trí và công việc mới, trên cả phương diện chuyên môn và văn hóa doanh nghiệp. Một quá trình on boarding thành công thường có 3 giai đoạn: chuẩn bị, on boarding và follow up.
Giai đoạn quan trọng nhất đó là giai đoạn đầu tiên vì đội ngũ nhân sự phải làm việc với nhiều bộ phận liên quan và có sự chuẩn bị tốt nhất cho nhân viên mới. Đội ngũ nhân sự nên có một danh sách và lộ trình chi tiết để mọi thứ được sẵn sàng và dễ kiểm tra hơn.
On boarding: vào ngày đầu tiên chào đón nhân viên, nên lưu ý tạo cho họ một bầu không khí thân thiện và ấm áp. Tiếp theo là về thủ tục, các giấy tờ phải được chuẩn bị đầy đủ và kĩ càng, đặc biệt là hợp đồng lao động. Ngay ngày đầu tiên, hợp đồng lao động nên được kí để giúp nhân viên mới an tâm đồng hành cùng công ty. Một vài lưu ý nữa là danh bạ điện thoại cũng nên được chuẩn bị sẵn sàng và nên hướng dẫn những phương tiện truyền thông, mạng xã hội chính mà nhân viên công ty dùng để trao đổi công việc. Đối với những tổ chức lớn, khi chào đón nhân viên mới với một vị trí cao như quản lí thì họ sẽ có một buổi giới thiệu cho nhân viên mới từng phòng ban cũng như gặp gỡ từng trường phòng để nhân viên có thể nắm được tình hình và cơ cấu công ty để làm việc tốt hơn.
Giai đoạn cuối cùng là giai đoạn follow-up, công ty nên có một người hỗ trợ nhân viên mới để giải đáp thắc mắc cũng như kịp thời chia sẻ. Điều này sẽ giúp nhân viên rất nhiều trong gia đoạn đầu bỡ ngỡ. Ngoài ra, mỗi 2 tuần bên đội ngũ nhân sự nên có một buổi ăn trưa với nhân viên mới và qua đó hiểu thêm về những khó khăn hoặc chia sẻ của nhân viên để kịp thời điều chỉnh.

Mr. Thijs: Sai lầm phổ biến nhất là mọi người không giao tiếp với với các thành viên sẽ tham gia trước khi thực hiện. Phần lớn các công ty tạo chương trình đào tạo cho 1 vài bộ phận trong công ty mà không thông báo cho toàn công ty để hiểu rõ nhu cầu của nhân viên. Vì vậy, tôi khuyên mọi người nên nghiên cứu về nhu cầu của nhân viên trước khi lên kế hoạch đào tạo.

Ms. Tran: Ngoài việc thành lập đội ngũ tham gia, các công cụ phần mềm hỗ trợ cũng rất quan trọng khi mọi người lên chiến lược cho L&D. Ngoài ra, cách mọi người đo lường và theo dõi kết quả đào tạo cũng là 1 điểm nhiều công ty không để ý đến.

Mr. Van: Sự mong đợi của ban quản lý và cách truyền tải dụng ý của cấp trên đến nhân viên là việc rất quan trọng. Làm thế nào để truyền đạt mong muốn của quản lý và để nhân viên hiểu rõ được tại sao họ nên tham gia vào chương trình đào tạo sẽ giúp chương trình đạt được kết quả tốt nhất.

Mr. Thijs: Lần COVID-19 này thực sự vừa là một sự may mắn vừa là một sự xui xẻo. Về mặt tích cực thì trong thời gian này, đa số mọi người phải làm việc trực tuyến, điều đó thúc đẩy bạn xây dựng một kho kiến thức đào tạo trực tuyến mà bạn muốn bắt đầu chia sẻ với các nhân viên trong công ty của mình. Hiện nay, khi xây dựng tài liệu đào tạo, nhiều công ty rơi vào bẫy xây dựng một loạt các bài thuyết trình PowerPoint để lưu trữ kiến thức, nhưng rất khó để chia sẻ dưới dạng một thứ gì đó mà mọi người đều có thể truy cập Về cơ bản, PowerPoint thể hoạt động trừ khi tất cả mọi người đều phải tham gia họp trực tuyến trên Zoom hoặc các phần mềm tương tự. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng tài liệu đào tạo mà bạn đang xây dựng trên một hệ thống quản lý học tập trực tuyến được kết nối với từng cá nhân trong công ty có dễ dàng chia sẻ tài liệu đào tạo này. Sau đó, nhân viên có thể áp dụng nó ngay lập tức thông qua các bài tập về nhà và nếu có công cụ quản lí phù hợp, bạn có thể theo dõi nhân viên của mình để xem liệu họ có làm bài tập về nhà hay không và đội ngũ quản lý có thể theo dõi những gì đang diễn ra.

Ms. Tran: về cách xây dựng framework hiệu quả, các anh chị cần lưu ý đến core competency của tổ chức/công ty mình cần. Tiếp nối lời của Mr. Thijs, trong JD (Job Description), mình cần chú trọng đưa vào đó các kỹ năng quan trọng cần thiết. Ngoài ra, việc hiểu rõ business của công ty mình, các kỹ năng nào là cần thiết cho từng level, từng position sẽ giúp anh/chị đưa ra được 1 framework hoàn chỉnh và phù hợp với công ty.

Mr. Van: SmartR xem mình là trợ lý “ảo” cho phòng đào tạo. Do đó, bên công ty cung cấp cả công nghệ quản lý khóa học và các khóa đào tạo. Bên mình làm việc với các trung tâm, các trainer, hoặc chuyên gia từng lãnh vực để làm ra các khóa đào tạo cho doanh nghiệp. Hiện nay, các chương trình đào tạo phổ biến và hiểu quả của SmartR là các chương trình về: Leadership, Productivity, Sales và Mindset, các khóa này có tính ứng dụng cao phù hợp cho mọi công ty, nhất là trong giai đoạn covid. Cách SmartR tổ chức sẽ là, nếu công ty anh/chị có đủ budget cho việc đào tạo inhouse, SmartR sẽ cung cấp các trainer đến công ty của anh/chị thực hiện việc đào tạo và điều chỉnh nội dung theo đúng nhu cầu của công ty anh/chị.

Còn nếu công ty anh/chị chỉ có 1-2 người muốn được đào tạo, SmartR vẫn có thể hỗ trợ. SmartR sẽ tìm hiểu nhu cầu đào tạo sau đó có thể mở lớp public. Nhân viên của công ty có thể tham gia các khóa đào tạo này. SmartR sẽ hỗ trợ quản lý việc học của các bạn nhân viên học khóa public như khóa inhouse. 

Khi Văn làm việc với các doanh nghiệp, mình thấy là đa sốmọi người thường sử dụng Google để tìm các khóa học và profile của trainer, điều đó lại không đo lường được chất lượng. Văn tin là hệ thống quản lý của SmartR có thể hỗ trợ anh/chị nhân sự rất nhiều trong việc lên kế hoạch, quản lý và kiểm tra chất lương đào tạo. Nếu anh chị nào muốn tìm hiểu thêm về các giải pháp của SmartR, bên công ty mình hiện tại đang có chương trình tư vấn và trải nghiệm miễn phí.