Why is L&D Strategy important?

“The only thing worse than training your employees and having them leave is NOT training them and having them stay” – Henry Ford, Founder of Ford Motor Company

Learning and Development (L&D) program or training is critical to the success to any organization. However, many companies fails to develop effective and result driven L&D program. Understanding these challenges, SmartR partnering with HRF and Betterworks Asia to host webinar to share best practices for both multinational organizations like Apple or Google as well as SMEs in Vietnam. 

***Chương trình đào tạo và phát triển (L&D) nhân lực rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên, rất nhiều công ty gặp khó khăn và không xây dựng được một chương trình L&D hiệu quả. Hiểu được những thách thức này, SmartR kết hợp với HRF và Betterworks Asia tổ chức hội thảo nhằm chia sẻ các phương pháp ứng dụng thực tế nhất tại các tập đoàn đa quốc gia như Apple hay Google cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Đối với các anh/chị đã tham dự hội thảo của chúng tôi, hãy nhận “Chứng chỉ Hoàn thành” tại đây.

Our trainer & Speakers

It was our honored to have Mr. Thijs Van Loon, Ms. Nguyen Thi Bao Tran and Mr. Van Nguyen to share their expertise and experience about L&D strategies not only in Vietnam but also in many different countries.

** Chúng tôi rất vinh dự có sự tham gia của anh Thijs, chị Tran Nguyen và anh Van Nguyen để chia sẻ những kinh nghiệm quý báu của mình về chiến lược L&D, không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các quốc gia khác.

Thijs Van Loon

Founder @BetterworksAsia
Certified Trainer
Ex-Google, Ex-Apple

Nguyen Thi Bao Tran

Ex-HR Director – DAFC
Head @Corp & HRM @South-Golden Gate
Director of Career Development-Auchan VN

Van Nguyen

Area Manager – S.E Asia @NOV ReedHycalog
CEO @SmartR
M.S, Technology Commercialization

Q&A Session

1. Khi thiết lập phòng đào tạo của doanh nghiệp lớn và nhỏ có những điểm khác biệt như thế nào?

Ms. Tran: Đối với các tập đoàn lớn thì chiến lược nhân sự rất bài bản và có cả một hệ thống đào tạo riêng được chia thành nhiều mức độ. Còn đối với các công ty nhỏ, đôi khi sẽ rất khó để đầu tư cả một hệ thống như vậy, vì thế, chủ yếu các công ty nhỏ sẽ thuê nguồn bên ngoài (outsource) để đào tạo nhân viên.

Mr. Thijs: Đối với các công ty lớn, thường có một chiến lược đào tạo trọng tâm mà nhân sự phải thích ứng và thiết kế theo. Quá trình này cần phải được ghi lại trong hệ thống quản lý để nhân sự có thể đảm bảo mọi người đều tham gia khóa đào tạo một cách thường xuyên và theo dõi hiệu suất của họ. Đối với các tập đoàn đa quốc gia, về cơ bản, có một số thách thức bạn cần phải làm rõ khi xây dựng một chương trình đào tạo trong cùng một công ty nhưng ở các quốc gia khác nhau. Vì vậy, nếu công ty anh/chị đã có sẵn nội dung chương trình đào tạo, nội dung đó cần đủ linh hoạt để có thể áp dụng cho các quốc gia các nhau mà công ty bạn sẽ tổ chức đào tạo.
Khi nhìn vào các doanh nghiệp nhỏ, ý tôi là từ 50 người trở xuống, họ thường không có đủ ngân sách. Có một đội ngũ đào tạo nội bộ cho chính công ty chỉ có ý nghĩa nếu công việc bạn làm đòi hỏi một bộ kỹ năng cao và cần được đổi mới mỗi 3-6 tháng. Nếu không, điều bạn nên làm áp dụng chiến lược L&D, xem xét năng lực của chính nhân sự của bạn, tìm kiếm những người có thể cung cấp các chương trình đào tạo từ bên ngoài và thiết lập mối quan hệ làm việc tốt với các nhóm đào tạo này. Thông qua đó, bạn có thể thảo luận về các chiến lược mà bạn muốn theo đuổi và loại chương trình đào tạo mà bạn muốn nhân viên tham gia . Bằng cách này, bạn có thể thiết lập một chương trình học dài hơn hoặc kết nối chính quá trình đào tạo với kết quả bạn đang tìm kiếm.

Mr. Van: Theo mình điều khác biệt chính có thể gom lại hai vấn đề: thứ nhất là budget, thứ hai là các nội dung đào tạo theo đúng nhu cầu của công ty. Mình muốn chia sẽ thêm về phương diện làm việc tại một tập đoàn đa quốc gia về sản xuất thiết bị cho dầu khí. Đây là một ngành khá đặc thù và chuyên môn. Khi làm việc tại Mỹ ở phòng đào tạo, mình mới thấy là công ty có sẵn một cái chương trình chung với cái cái quy trình cụ thể, nhưng khi đưa về từng quốc gia hoặc từng phòng ban thì nó không được sâu sát với nhu cầu của nhân viên và người học cũng không thích vì nội dung không thực sự liên quan đến họ. Vậy thì vấn đề lớn nhất của các công ty lớn là làm sao để nắm bắt nhu cầu của nhân viên và các chi nhánh, nhất là tại các quốc gia khác nhau.

2. Cách xây dựng quy trình on board cho nhân viên thật chuyên nghiệp?

Ms. Trân: Onboarding là quá trình giúp nhân viên hòa nhập với vị trí và công việc mới, trên cả phương diện chuyên môn và văn hóa doanh nghiệp. Một quá trình on boarding thành công thường có 3 giai đoạn: chuẩn bị, on boarding và follow up.
Giai đoạn quan trọng nhất đó là giai đoạn đầu tiên vì đội ngũ nhân sự phải làm việc với nhiều bộ phận liên quan và có sự chuẩn bị tốt nhất cho nhân viên mới. Đội ngũ nhân sự nên có một danh sách và lộ trình chi tiết để mọi thứ được sẵn sàng và dễ kiểm tra hơn.
On boarding: vào ngày đầu tiên chào đón nhân viên, nên lưu ý tạo cho họ một bầu không khí thân thiện và ấm áp. Tiếp theo là về thủ tục, các giấy tờ phải được chuẩn bị đầy đủ và kĩ càng, đặc biệt là hợp đồng lao động. Ngay ngày đầu tiên, hợp đồng lao động nên được kí để giúp nhân viên mới an tâm đồng hành cùng công ty. Một vài lưu ý nữa là danh bạ điện thoại cũng nên được chuẩn bị sẵn sàng và nên hướng dẫn những phương tiện truyền thông, mạng xã hội chính mà nhân viên công ty dùng để trao đổi công việc. Đối với những tổ chức lớn, khi chào đón nhân viên mới với một vị trí cao như quản lí thì họ sẽ có một buổi giới thiệu cho nhân viên mới từng phòng ban cũng như gặp gỡ từng trường phòng để nhân viên có thể nắm được tình hình và cơ cấu công ty để làm việc tốt hơn.
Giai đoạn cuối cùng là giai đoạn follow-up, công ty nên có một người hỗ trợ nhân viên mới để giải đáp thắc mắc cũng như kịp thời chia sẻ. Điều này sẽ giúp nhân viên rất nhiều trong gia đoạn đầu bỡ ngỡ. Ngoài ra, mỗi 2 tuần bên đội ngũ nhân sự nên có một buổi ăn trưa với nhân viên mới và qua đó hiểu thêm về những khó khăn hoặc chia sẻ của nhân viên để kịp thời điều chỉnh.

Mr. Van: Đa số mọi người thường nghĩ chỉ có công ty lớn mới cần on boarding nhưng thực ra các công ty nhỏ việc chào nhân viên mới đúng cách là quan trọng không kém. Lí do là ở các công ty càng nhỏ, sự tương tác giữa nhân viên càng cao. Từ giai đoạn đầu tiên mà on boarding không tiến hành tốt thì việc đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến văn hóa của công ty cũng như những nhân viên khác. Do đó, on boarding có quy trình rõ ràng sẽ giúp nhân viên mới dễ hòa nhập và han chế các tác động xấu lên tập thể.
3. Những sai lầm nào mắc phải cần lưu ý khi xây dựng chiến lược L&D là gì?

Mr. Thijs: Sai lầm phổ biến nhất là mọi người không giao tiếp với với các thành viên sẽ tham gia trước khi thực hiện. Phần lớn các công ty tạo chương trình đào tạo cho 1 vài bộ phận trong công ty mà không thông báo cho toàn công ty để hiểu rõ nhu cầu của nhân viên. Vì vậy, tôi khuyên mọi người nên nghiên cứu về nhu cầu của nhân viên trước khi lên kế hoạch đào tạo.

Ms. Tran: Ngoài việc thành lập đội ngũ tham gia, các công cụ phần mềm hỗ trợ cũng rất quan trọng khi mọi người lên chiến lược cho L&D. Ngoài ra, cách mọi người đo lường và theo dõi kết quả đào tạo cũng là 1 điểm nhiều công ty không để ý đến.

Mr. Van: Sự mong đợi của ban quản lý và cách truyền tải dụng ý của cấp trên đến nhân viên là việc rất quan trọng. Làm thế nào để truyền đạt mong muốn của quản lý và để nhân viên hiểu rõ được tại sao họ nên tham gia vào chương trình đào tạo sẽ giúp chương trình đạt được kết quả tốt nhất.

4. Làm cách nào để lập chiến lược phát triển và đào tạo cho nhân viên khi công ty áp dụng chính sách work from home do công ty ảnh hưởng bởi Covid.

Mr. Thijs: Lần COVID-19 này thực sự vừa là một sự may mắn vừa là một sự xui xẻo. Về mặt tích cực thì trong thời gian này, đa số mọi người phải làm việc trực tuyến, điều đó thúc đẩy bạn xây dựng một kho kiến thức đào tạo trực tuyến mà bạn muốn bắt đầu chia sẻ với các nhân viên trong công ty của mình. Hiện nay, khi xây dựng tài liệu đào tạo, nhiều công ty rơi vào bẫy xây dựng một loạt các bài thuyết trình PowerPoint để lưu trữ kiến thức, nhưng rất khó để chia sẻ dưới dạng một thứ gì đó mà mọi người đều có thể truy cập Về cơ bản, PowerPoint thể hoạt động trừ khi tất cả mọi người đều phải tham gia họp trực tuyến trên Zoom hoặc các phần mềm tương tự. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng tài liệu đào tạo mà bạn đang xây dựng trên một hệ thống quản lý học tập trực tuyến được kết nối với từng cá nhân trong công ty có dễ dàng chia sẻ tài liệu đào tạo này. Sau đó, nhân viên có thể áp dụng nó ngay lập tức thông qua các bài tập về nhà và nếu có công cụ quản lí phù hợp, bạn có thể theo dõi nhân viên của mình để xem liệu họ có làm bài tập về nhà hay không và đội ngũ quản lý có thể theo dõi những gì đang diễn ra.

Khi Covid kết thúc, đây là lúc bạn kiểm tra hiệu suất của mọi người thông qua các khóa đào tạo trực tiếp, hội thảo để đảm bảo các tài liệu bạn xây dựng đã được cập nhật chính xác và bạn có thể bắt đầu tối ưu hóa những gì đã xây dựng và dễ dàng áp dụng nó vào thực tế.

5. Lời khuyên để xây dựng, triển khai và theo dõi competency framework một cách hiệu quả.

Ms. Tran: về cách xây dựng framework hiệu quả, các anh chị cần lưu ý đến core competency của tổ chức/công ty mình cần. Tiếp nối lời của Mr. Thijs, trong JD (Job Description), mình cần chú trọng đưa vào đó các kỹ năng quan trọng cần thiết. Ngoài ra, việc hiểu rõ business của công ty mình, các kỹ năng nào là cần thiết cho từng level, từng position sẽ giúp anh/chị đưa ra được 1 framework hoàn chỉnh và phù hợp với công ty.

6. Hệ thống đào tạo của SmartR dùng chung cho các ngành nghề khác nhau hay được xây dựng riêng cho từng công ty hoặc cá nhân?

Mr. Van: SmartR xem mình là trợ lý “ảo” cho phòng đào tạo. Do đó, bên công ty cung cấp cả công nghệ quản lý khóa học và các khóa đào tạo. Bên mình làm việc với các trung tâm, các trainer, hoặc chuyên gia từng lãnh vực để làm ra các khóa đào tạo cho doanh nghiệp. Hiện nay, các chương trình đào tạo phổ biến và hiểu quả của SmartR là các chương trình về: Leadership, Productivity, Sales và Mindset, các khóa này có tính ứng dụng cao phù hợp cho mọi công ty, nhất là trong giai đoạn covid. Cách SmartR tổ chức sẽ là, nếu công ty anh/chị có đủ budget cho việc đào tạo inhouse, SmartR sẽ cung cấp các trainer đến công ty của anh/chị thực hiện việc đào tạo và điều chỉnh nội dung theo đúng nhu cầu của công ty anh/chị.

Còn nếu công ty anh/chị chỉ có 1-2 người muốn được đào tạo, SmartR vẫn có thể hỗ trợ. SmartR sẽ tìm hiểu nhu cầu đào tạo sau đó có thể mở lớp public. Nhân viên của công ty có thể tham gia các khóa đào tạo này. SmartR sẽ hỗ trợ quản lý việc học của các bạn nhân viên học khóa public như khóa inhouse. 

Khi Văn làm việc với các doanh nghiệp, mình thấy là đa sốmọi người thường sử dụng Google để tìm các khóa học và profile của trainer, điều đó lại không đo lường được chất lượng. Văn tin là hệ thống quản lý của SmartR có thể hỗ trợ anh/chị nhân sự rất nhiều trong việc lên kế hoạch, quản lý và kiểm tra chất lương đào tạo. Nếu anh chị nào muốn tìm hiểu thêm về các giải pháp của SmartR, bên công ty mình hiện tại đang có chương trình tư vấn và trải nghiệm miễn phí. 

More trainings from Thijs Van Loon

20 March 2021 

Leadership skills

17 April 2021 

The Effortless Communicator

15 May 2021 

Delegation & Empowerment

19 June 2021 

Influence your negotiation counterpart

Have a Different Question?

If you attended our webinar and need a certificate, please leave your full name we will send it to you.
If you have any other questions or just want to reach out, we are here to help.