Đứng trước những chuyển biến lớn về kinh tế, chính trị, văn hóa và xã hội trong những năm gần đây, các xu thế như Hybrid Working hay Quieting Quitting dần trở thành những thách thức, đặt ra câu hỏi liệu quản lý nhân sự có còn chỉ là câu chuyện tuyển dụng và phúc lợi nhân viên. Một nghiên cứu của McKinsey cho thấy, 41% nhân viên nghỉ việc là do thiếu cơ hội phát triển bản thân và sự nghiệp, trong khi đó, 31% nghỉ việc với lý do công việc không còn ý nghĩa với bản thân. Tất cả những vấn đề ấy đều nằm ở bài toán làm sao doanh nghiệp có thể hiểu đúng và đủ nhân viên của chính mình để từ đó trao cho họ những công việc phù hợp và phát triển tài năng của mình. Lời giải chung cho bài toán này chính là Khung năng lực.
Hiểu đúng khung năng lực để hiểu đúng nhân viên
Năng lực là một kết hợp giữa các kỹ năng, kiến thức, tính cách và hành vi mà các cá nhân phải trang bị để hoàn thành công việc hiệu quả. Năng lực vốn là một khái niệm trừu tượng vô hình nên để đánh giá được đúng khả năng làm việc của một nhân viên, doanh nghiệp cần chuẩn bị cho mình một tiêu chuẩn, một thước đo cụ thể khách quan dựa vào các hành vi tiêu biểu của năng lực.
Vì thế, việc xây dựng một mô hình hay một bộ khung cho phép xác định và đặt ra những năng lực cần có cho mỗi vị trí công việc trong tổ chức là cần thiết. Khung năng lực này sẽ thiếp lập một mức điểm chuẩn để nhân viên được đánh giá dựa vào đó. Bộ khung này hỗ trợ doanh nghiệp trả lời hai câu hỏi lớn:
1. Nhân viên cần có kỹ năng gì để phục vụ công việc của họ?
2. Nhân viên nào phù hợp với công việc nào?
Khung năng lực là chìa khóa quản trị nhân tài
Khung năng lực là phương tiện giao tiếp của tổ chức để đảm bảo nhân viên hiểu rõ về các hành vi cần có và hiệu suất kỳ vọng để hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Bên cạnh đó, việc triển khai hiệu quả khung năng lực cũng là một cách thức để doanh nghiệp đối chiếu khả năng, kỹ năng, và kiến thức của nhân viên với ưu tiên của tổ chức, từ đó, cải thiện hiệu quả kinh doanh. Có thể nói, một khung năng lực có cấu trúc và định nghĩa rõ ràng đóng vai trò tiên quyết để tổ chức đạt được mục tiêu cũng như sứ mệnh và nhiệm vụ của mình.
Bên cạnh đó, việc xây dựng một khung năng lực chuẩn chỉnh giúp nâng cao tính nhất quán trong quản trị nhân sự, từ quá trình hoạch định, tuyển dụng đến đào tạo phát triển và quản lý hiệu suất.
+ Đối với công tác hoạch định, năng lực có thể được vận dụng trong quá trình thiết kế công việc, bao gồm đặt ra những yêu cầu công việc cũng như xác định rõ mối quan hệ của các nhân viên. Khung năng lực chỉ rõ những tính cách, kỹ năng và hành vi cần thiết để nhân viên đạt được hiệu quả công việc cao nhất cho từng vị trí.
+ Trong vấn đề tuyển dụng, nhân sự có thể tích hợp khung năng lực của doanh nghiệp trong quá trình lự chọn và điều phối việc đánh giá ứng viên để xem xét liệu ứng viên có phù hợp cho vị trí ứng tuyển không.
+ Đối với công tác phát triển nhân tài và quản lý hiệu suất, khung năng lực thiết lập những tiêu chuẩn nhất định nhân viên cần đạt được. Thông qua việc đánh giá năng lực định kỳ, nhân sự có thể dễ dàng nhận ra các khoảng cách năng lực để từ đó đưa ra quyết định xây dựng chương trình đào tạo phát triển để loại bỏ khoảng cách này hay luân chuyển nhân viên đến một vị trí phù hợp để phát huy thế mạnh của họ.
Khung năng lực, bắt đầu từ đâu?
Với những tiện ích của khung năng lực, vậy doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu để triển khai vào mô hình kinh doanh của mình?
1. Xây dựng từ điển năng lực chuẩn
Năng lực có thể được định nghĩa và phân loại theo nhiều cách, nhưng tối ưu nhất vẫn là ba phân nhánh chính như sau:
+ Năng lực cốt lõi là kỹ năng và tính cách chung mà tất cả các nhân viên trong tổ chức phải có.
+ Năng lực lãnh đạo là kỹ năng và tính cách mà một nhân viên trong tổ chức cần có để quản lý và dẫn dắt đội nhóm (ví dụ, kỹ năng mềm).
+ Năng lực chuyên môn là kỹ năng và tính cách cụ thể mà một nhân viên trong tổ chức cần có để thực hiện công việc cụ thể.
Các năng lực nên được phát triển dựa trên giá trị cốt lõi của doanh nghiệp cũng như đặc thù và mô tả công việc của từng vị trí. Mỗi năng lực nên có một bộ hành vi cụ thể với các trọng số khác nhau dựa theo thang điểm từ 1 đến 5.
2. Gắn năng lực theo từng vị trí công việc
Mỗi vị trí khác nhau có tiêu chuẩn đánh giá năng lực và hành vi khác nhau. Ví dụ như cùng một kỹ năng Giao tiếp thì một nhân viên Bán hàng cần giao tiếp và tương tác rất nhiều với khách hàng thì kỹ năng này sẽ quan trọng hơn so với một nhân viên Hành chính dùng kỹ năng này để giao tiếp nội bộ.
Những tiêu chuẩn này nên được doanh nghiệp và nhân viên thỏa thuận từ trước để đảm bảo sự minh bạch và đồng thuận từ hai bên.
3. Triển khai công tác đánh giá năng lực
Nhân sự nên dành thời gian xây dựng các chương trình đánh giá nhân viên định kỳ để đảm bảo năng lực được theo dõi và kiểm tra thường xuyên. Việc này hỗ trợ xác định được lỗ hổng năng lực sớm và chuẩn xác nhất nhằm thiết lập các kế hoạch phát triển năng lực hay luân chuyển nhân viên.
Tuy nhiên, nếu đánh giá theo cách truyền thống, nhân sự đôi khi phải mất đến vài tháng để triển khai đánh giá nhân viên, thu thập dữ liệu và tổng hợp báo cáo. Điều này đã kéo dài thời gian và hạn chế số lần đánh giá định kỳ chỉ còn một đến hai lần một năm, chưa kể đến những sai sót có thể gặp phải khi tổng hợp dữ liệu. Thế nên, việc tìm hiểu và áp dụng các giải pháp số để giải quyết vấn đề trên là một điều vô cùng cần thiết.
SMARTR, một giải pháp số hỗ trợ quản lý năng lực
Nhận thấy những bất cập trong vấn đề quản lý năng lực của nhân viên, SMARTR đã phát triển một công cụ hỗ trợ Nhân sự trong công tác xây dựng và chuẩn hóa khung năng lực cho doanh nghiệp của mình với các bước đơn giản, tiện lợi và nhanh chóng. Với SmartR, mọi dữ liệu đều được số hóa và tự động hóa, giúp nhân sự có thể nhanh chóng thu thập thông tin đánh giá từ nhiều nguồn, bao gồm quản lý, đồng nghiệp, nhân viên kiểm định hay kể cả là khách hàng. Tất cả chỉ trong một bước thiết lập đơn giản trên hệ thống.
Mỗi nhân viên sẽ có cho riêng mình một hồ sơ năng lực tích hợp tất cả thông tin từ năng lực đến điểm đánh giá. Từ đó, nhân sự và nhân viên có thể nhìn nhận rõ ràng những điểm mạnh cũng như khoảng cách năng lực để tìm cách cải thiện kỹ năng, trau dồi bản thân và phát triển sự nghiệp của mình.
Hầu hết các nhân viên đều cần học những kỹ năng mới để hoàn thành công việc của mình. Việc đưa ra những yêu cầu và chuẩn mực nhất định về năng lực chính là một cách để hỗ trợ nhân viên, giúp họ nhìn nhận đúng về công việc, mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức, và doanh nghiệp có thể hiểu hơn về năng lực của nhân viên để phát triển chúng. Qua đây SmartR hy vọng có thể cung cấp những thông tin hữu ích đến các quý anh chị nhân sự và quản lý doanh nghiệp lý do vì sao nên bắt tay vào công tác xây dựng một khung năng lực chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp của mình.
Anh chị có thể đăng ký tìm hiểu và trải nghiệm sản phẩm tại đây.
